סרטון בת מצווה חדש!

תהנו!

נתראה בשמחות!

אלעד.

עשר שאלות שכל מי שמזמין הופעה לאירוע צריך לשאול...

הנה תיאור של המצב הבא:

יש לכם בקרוב אירוע כלשהו. זה יכול להיות יום הולדת של אדם קרוב, בר מצווה או בת מצווה, מפגש מחזור, הופעה לחברה או לוועד ועוד.

הזמנת מפיקי אירועים גדולים היא מעבר לתקציב שלכם, ואתם מחליטים לחפש באופן עצמאי.

אין לכם כרגע אדם מסוים שמועדף עליכם להופעה, ואתם רוצים לגוון מעט את הפעילות לטובת כלל המשתתפים ובעלי השמחה. אתם ניגשים לאינטרנט ומתחילים לחפש אחרי ההופעה המושלמת עבורכם.

כאן, הרבה פעמים, קל מאוד לאבד את הראש.

מנועי החיפוש יקשרו אתכם למאות, אם לא לאלפי אנשים העוסקים במתן שירותי הופעות ואטרקציות לאירועים! הרשימה ארוכה וכוללת מוזיקאים, תקליטנים, רקדנים, מפעילי סדנאות, מתופפים, צלמים, שחקנים ואפילו מנפחי בלונים ומפעילי סימולטורים...

השפע ברשת אדיר, מבלבל, ואף גורם לספקות שונים להופיע: מי מהאנשים הללו מתאים לי? כמה זה יעלה לי? האם זה שלוקח הרבה כסף באמת טוב יותר מהמתחרה בקישור לידו? מי מהספקים האלו הוא אמין ומתאים עבורי?

את כל השאלות הללו אפשר לסכם בשאלה מרכזית אחת:

איך בוחרים?

בפוסט הקצר הבא אסביר מניסיוני בעשרה כללים פשוטים. מה כדאי לכל אחד שמפיק לעצמו אירוע צריך לחפש אצל מי שהוא מזמין להופעה.

הערה חשובה: כל הכללים שאני מביא כאן מאפשרים לכם לבדוק את המירב ממה שאתם מחפשים לפני שיצרתם קשר ישיר עם הספק עצמו, באופן שיחסוך לכם הרבה זמן וכסף ויהפוך את השיחה בניכם (לכשתגיע) לקצרה, תמציתית ועניינית.

שאלה ראשונה:

1. מה הצרכים שלכם?

לכאורה מדובר בשאלה הכי פשוטה בעולם, אבל מסתבר שרוב האנשים לא יודעים לענות עליה בצורה ברורה! האם אתה יודע למי מיועד האירוע? איפה הוא הולך לקרות ומתי? מה מטרת האירוע? ההבדלים גדולים מאוד ומשתנים בין אדם לאדם.

דוגמה פשוטה: לא דומה אדם שרוצה לעשות בר מצווה לבנו לאדם שרוצה להפיק אירוע לוועד העובדים שלו.

הראשון יעדיף למשל מוזיקה להרקדות בליווי נגן או שניים, או אולי סדנה בנושא מיוחד כלשהו, וזה מה שיתאים לו.

השני יעדיף תקליטן או אולי מרצה בתחום הקרוב ללבם של העובדים שלו, וזה מה שיתאים לו.

לאף אחד משניהם לא תתאים, למשל, סדנה לתפירת בובות... (שיתכן ותהיה להיט בבת מצווה).

מפיקי אירועים ואנשים שנוהגים להופיע הרבה, מודעים לבלבול ששורר אצל הלקוחות הפוטנציאליים שלהם ויודעים היטב כיצד לנצל אותו!  שימו לב עוד לפני שהחיפוש מתחיל שאתם יודעים פחות או יותר, בינכם לבין עצמכם, מה אתם מחפשים.

באופן הזה תחסכו מעצמכם (ומספק הופעות לא מתאים) הרבה מאוד כאב ראש, אנרגיה מבוזבזת ועגמת נפש.

2. כמה אתם מוכנים להשקיע?

זו המלצה שלמעשה נוגעת לכל המרכיבים של האירוע... אני אתייחס לאופן שבו היא משפיעה על בחירת ההופעה.

נכון. כבר הסכמנו שאתם לא הולכים להשקיע בהפקת ענק, אבל התשלום שאתם מוכנים להשקיע הוא עדיין נתון משמעותי.
עוד לפני שאתם נכנסים למשא ומתן מול ספק כלשהו, תחליטו ביניכם ולבין עצמכם עד איזה סכום אתם הולכים להשקיע! רוב האירועים יכולים להוות הוצאה רצינית עבור האדם הממוצע (אולם, קייטרינג, הזמנות, צלמים וכו') ומי שלא מגיע מוכן בעניין הזה, ישחק הרבה פעמים לידיים של ספק מנוסה שיזהה זאת להוציא מכם יותר כסף ממה שתכננתם.

3. מי זה האיש הזה?
הגעתם סוף כל סוף לשלב שבו אתם מתחילים לחפש את זה שיופיע באירוע שלכם. עכשיו הגיע הזמן להסתובב באתרים של אלו שענו על הקריטריונים שלכם לחיפוש.
האם לזה שאתם מתלבטים לגביו יש אתר? תמונה? אולי יש לו רק מספר שמופיע באינדקס להופעות ואירועים? חשוב לבדוק. אתר אינטרנט הוא הדרך שלנו כלקוחות להכיר את הספק שלנו. לפני חמש עד עשר שנים, אפשר היה להסתדר בלי אתר אינטרנט, והמידע כיצד להקים אתרים לא היה נגיש ופשוט לכל אחד.
כיום, אדם שלא השקיע את המינימום של הקמת אתר אינטרנט לעסק שלו ובייחוד אם מדובר באדם שמופיע, יש סיבה טובה לחשוד שאין לו הרבה מה להציע.
זכרו! לספקים טובים אין מה להסתיר מכם! הם רוצים שתראו מהם כמה שיותר!


4. מי הלקוחות שלו?
ספק רציני תמיד יגיע עם המלצות. מסתובבים הרבה מאוד אנשים ברשת שאין להם הרבה ניסיון מקצועי, ואתם לא רוצים להיות אלו שעל חשבונם הוא יצבור את הניסיון הראשון שלו...
תבדקו מי עשה אירוע עם הספק הזה. האם הוא כתב המלצה באתר שלו? האם הלקוח הסכים להצטלם ולהמליץ בווידאו?
היכנסו לעמוד ההמלצות שלי!

המלצה נוספת: חלק מהלקוחות משאירים פרטים ליצירת קשר באתר. קחו לעצמכם כמה דקות ליצור קשר עם חלק מאותם לקוחות ושאלו אותם איך היה האירוע שלהם עם הספק הזה.

היבט נוסף של השאלה – אולי הוא בכלל לא מתאים לכם מבחינת התכנים שהוא מעביר? אולי הוא מתאים לציבור מסוים אבל לא מתאים עבורכם?
5. מה הוא מציע לכם?
כלומר – מהי התמורה אותה אתם מקבלים בתמורה לכספכם? האם הספק מתחייב לציוד מלא ותקין? לדאגה לנסיעות? לזמנים? לליווי האירוע כולו? הקפידו לברר זאת!
אנשי מקצוע רציניים יפרטו באתר שלהם על מבחר השירותים שהם מציעים ומה הוא כולל, וגם כאשר הם לא יציינו את כל האפשרויות, הם ישמחו לענות למי שישאל אותם בצורה מכובדת.
אנשים רציניים פחות ינסו לקבל כמה שיותר (מהכסף שלכם) בכמה שפחות (מהמאמץ וההשקעה שלהם).

6. איך הוא נשמע?
ספקים רציניים מאפשרים ללקוחות לבוא ולראות אותם בזמן אמת. בדקו את לוח ההופעות של האיש שלכם אם יש לו כזה. אם כן, בואו לצפות בהופעה שלו! אין דבר יותר יעיל מזה.
רוצים לראות אותי? צפו בגלריית הווידאו וגלריית התמונות שלי או בואו לשמוע אותי בהופעה חיה!

התשובות בכל חמשת הסעיפים הקודמים מצאו חן בעיניכם? זה הזמן להתקשר אל האיש שלכם!
נסו להשיג אותו טלפונית, למרות שהיום רבים מהספקים ישמחו לענות לכם במהירות גם במייל, בפייסבוק או בכל אופן אחר.
אפשר ללמוד המון על הספק מהאופן שבו הוא עונה לכם. הוא מכיר את המקצוע שלו? הוא עונה בצורה מנומסת וברוח טובה? הוא נשמע כמו מישהו שנעים לעבוד איתו? הוא עושה רושם של אדם ישר? שאלו אותו על העסק שלו. בקשו ממנו להציע לכם פתרונות לבעיות שיש לכם באירוע. זה המקצוע שלו אחרי הכל!

7. נפגשתם?
אחרי שהסכמתם על תאריך לאירוע, הגיע הזמן להיפגש באופן אישי. אם קבעתם אתו בסמיכות לאירוע קיים, הרווחתם! ראיתם אותו מופיע והתרשמתם מאישיותו באופן אישי בפגישה אחת! אם לא, אפשר להסתפק בפגישה ביתית בשעה שנוחה לשניכם.
בפגישה אתם אמורים לפרוש את הציפיות שלכם מהתנהלות האירוע וליידע את המופיע שלכם לגבי תוכנית הערב. אם יש בעיות שנוגעות אליו, האיש שלכם אמור להיות מסוגל לספק להן פתרון. זו הזדמנות טובה לבדוק אם יש בניכם כימיה בסיסית.

8. כמה משלמים?
הפגישה היא גם הזדמנות טובה לסכם על התשלום מראש, ועל האופן שבו יועבר. אני אישית אוהב לחלק את התשלומים לתשלום מקדמה בפגישה ושאר הסכום במהלך האירוע. חשוב מאוד לא ליפול ולוודא שהעניין הכספי סגור ומובן לחלוטין לשני הצדדים. אסור בשום פנים ואופן לדלג על השלב הזה!

9. מה כלול בחוזה?
אחרי שסיימתם את המשא ומתן, הגיע הזמן לחתום על חוזה.
לספק שלכם אמור להיות חוזה מוכן, והוא אמור להגיע לפגישה יחד עם שני עותקים, עבורו ועבורכם.

הנה חוזה לדוגמה.
זכותכם לדרוש לראות את החוזה שלו לפני הפגישה. פשוט בקשו שישלח לכם למייל. אגב, גם תכתובת במייל יכולה לפי להוות חוזה לכל דבר ועניין.

לאחר שהתבצעה חתימה הדדית על חוזה המוסכם על שניכם, זה הזמן לומר שלום עד לאירוע עצמו.
10. איך הייתה ההופעה?
יום האירוע הגיע והמון התרגשות באוויר.

אתם מגיעים לאולם חצי שעה בערך לפני שכל העסק מתחיל. האם המופיע שלכם כבר שם? האם הוא כבר הקים את הציוד שלו? העבודה החלה?
אם בחרתם נכון בכל השלבים הקודמים, התשובה חיובית!
בדקו שהאיש שלכם עומד בזמנים, שומר על בטיחות האורחים ונוהג באדיבות ובנימוס.
דאגו גם שהאורחים לא יציקו לו, עד כמה שניתן.

(אם הוא מנגן שירים למשל והאורחים שלכם מעוניינים בשיר מסוים, נסו לוודא שכל הבקשות יעברו אליו דרך אחד מכם. הוא לא ערוך או פנוי להתמודד עם כמות גדולה של אנשים שינסו להסביר לו איך לעשות את העבודה שלו)

פרפורמר מוצלח יהיה  קשוב לבקשות והצרכים שלכם במהלך האירוע, ואמור להיות מוכן לכל תרחיש אפשרי. הוא יאריך או יקצר לפי בקשתכם את ההופעה שלו, יהיה מוכן ללוות מה שיתבקש וכו'.

האיש שלכם מתחיל להתקפל רק אחרי שהסתיים חלקו באירוע. מרבית הפעמים בסיומו. זה הזמן להתפנות לרגע אחד מכל שאר הדברים, לשלם לו ולומר תודה. כן! אחרי כל מה שעברתם, ואחרי השירות המוצלח שקיבלתם, מגיע לאיש שלכם לקבל גם תודה. אחרי הכל, הוא השקיע הרבה מרגע הקמת העסק שלו כדי לספק לכם אירוע כמו שרציתם! מגיע לו!

אני מבטיח לכם שאחרי כל זה, גם הוא יאמר לכם תודה... J

בהצלחה! נתראה בשמחות!

אלעד.
-----------------------------

רוצים לשמוע עוד? להיות מעודכנים במה שאני עושה? עשו מנוי והירשמו לרשימת הקוראים שלי בטור מימין!